Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 25 octobre 2026

Cette politique explique quelles données Host Office collecte, pourquoi, combien de temps elles sont conservées et comment exercer vos droits, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

Responsable du traitement

Sas Host Office, 7 rue mulot, epinay-sur-seine 93800. Contact : contact@kikusekai.com.

Données collectées

Compte : nom, adresse email, mot de passe (stocké sous forme chiffrée).
Fichiers : documents, images, vidéos et audios que vous importez dans les applications.
Contenus de vos applications : lorsque vous êtes connecté et que vous les enregistrez dans votre espace, vos projets, vos formulaires, vos QR codes et codes-barres, ainsi que les réponses reçues à vos formulaires.
Messagerie : votre adresse e-mail, vos messages et leurs pièces jointes, les paramètres d’authentification à deux facteurs, si vous connectez un nom de domaine, les informations nécessaires à sa configuration, et les paramètres de serveur (IMAP/SMTP) si vous ajoutez une adresse existante.
Réunions : le nom affiché des participants, l’état de leur micro, de leur caméra et de leur main levée, les messages du chat, les informations de la réunion (titre, date, durée, description) et les adresses e-mail des personnes que l’organisateur invite.
Données techniques : adresse IP, type de navigateur, journaux de connexion, utiles à la sécurité et au bon fonctionnement du service.
Échanges : messages envoyés à notre équipe.

Finalités et bases légales

Fournir le service et gérer votre compte (exécution du contrat).
Assurer la sécurité et prévenir la fraude (intérêt légitime).
Répondre à vos demandes (intérêt légitime).
Mesurer l’audience du site (consentement).
Respecter nos obligations légales et comptables (obligation légale).

Traitement de vos fichiers

Vos fichiers sont traités uniquement pour réaliser l’opération demandée (conversion, édition, numérisation, génération de code). Ils ne sont ni consultés, ni vendus, ni utilisés à des fins publicitaires. Plusieurs outils, comme le scanner et le convertisseur, traitent vos fichiers directement dans votre navigateur, sans les envoyer sur nos serveurs. Les fichiers temporaires créés lors d’un traitement sur nos serveurs sont supprimés automatiquement après la conversion.

Données enregistrées dans votre navigateur

Certaines applications enregistrent vos données directement dans le navigateur de votre appareil (stockage local) : par exemple le bloc-notes, le calendrier, les projets utilisés sans compte et vos préférences d’affichage. Ces données restent sur votre appareil : nous n’y avons pas accès et nous n’en conservons pas de copie. Elles disparaissent si vous videz les données du navigateur ; utilisez les fonctions d’export pour les sauvegarder.

Réunions en visioconférence

Le son et l’image d’une réunion sont échangés entre les participants depuis leur navigateur ; un serveur relais peut intervenir pour établir ou acheminer la connexion. Le service ne propose pas d’enregistrement des réunions. Les messages du chat et les informations de la réunion sont conservés sur nos serveurs et supprimés lorsque l’organisateur supprime la réunion. Vos invités n’ont pas besoin de compte : ils indiquent seulement le nom qu’ils souhaitent afficher. Les adresses e-mail saisies pour envoyer des invitations ne servent qu’à envoyer ces invitations.

Formulaires

Si vous créez un formulaire, vous décidez des informations demandées et vous êtes responsable de l’usage des réponses collectées, notamment de l’information des personnes qui répondent. Nous conservons ces réponses uniquement pour vous les restituer et les analyser dans votre espace.

Durées de conservation

Données du compte : pendant la durée du compte, puis jusqu’à 3 ans après la dernière activité.
Fichiers et contenus de votre espace (projets, formulaires, codes enregistrés, messages) : jusqu’à leur suppression par vos soins ou la fermeture du compte.
Réunions, chat et invitations : jusqu’à la suppression de la réunion par son organisateur.
Journaux de connexion : 12 mois.
Données comptables : 10 ans.

Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées de Host Office et à nos sous-traitants techniques (hébergement, envoi d’emails, mesure d’audience), liés par des engagements de confidentialité. Nous ne vendons pas vos données.

Transferts hors Union européenne

Vos données sont hébergées dans l’Union européenne. Si un sous-traitant devait les transférer hors de l’Union, ce transfert serait encadré par des garanties appropriées (clauses contractuelles types ou décision d’adéquation).

Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges et du stockage, contrôle des accès, sauvegardes et journalisation.

Vos droits

Vous pouvez à tout moment demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation ou l’opposition à leur traitement, ainsi que leur portabilité. Vous pouvez aussi retirer votre consentement et définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@kikusekai.com. Une pièce d’identité peut être demandée pour vérifier votre identité. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr).

Modification de la politique

Cette politique peut évoluer. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page ; en cas de changement important, nous vous en informerons.